Das Hinweisgebendensystem der Diakonie Düsseldorf
Melden Sie Verstöße gegen Gesetze und Regeln
Zum Schutz von hinweisgebenden Personen wurde von der EU die sogenannte „Whistleblower-Richtlinie“ verabschiedet, die vom deutschen Gesetzgeber in nationales Recht umgesetzt wurde. Dieses so genannte Hinweisgeberschutzgesetz (HschG) verpflichtet Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten dazu, innerhalb bestimmter Übergangsfristen unternehmensinterne Kanäle für Compliance-Hinweise einzurichten. Dies soll es Hinweisgebenden erleichtern, auf Verstöße hinzuweisen.
Gesetzes-, und regelkonformes Handeln hat für uns und unsere Mitarbeitenden höchste Priorität. Der Erfolg unseres Unternehmens hängt wesentlich von unserer Verlässlichkeit, Ehrlichkeit und Integrität ab. Zur Sicherstellung dieses Anspruchs ist es uns wichtig jederzeit über Rechts- und Regelverstöße Kenntnis zu erlangen.
Das Hinweisgebendensystem bietet Ihnen als hinweisgebender Person die Möglichkeit, anonym und sicher Hinweise an uns abzugeben. Zudem verpflichten wir uns gegen Hinweisgebende keine Maßnahmen einzuleiten, sofern diese das System nicht missbrauchen. Ein Missbrauch kann aus unserer Sicht bestehen, falls hier vorsätzlich falsche Verdächtigungen oder Verunglimpfungen eingegeben werden.
Zur Sicherstellung Ihrer Anonymität haben wir einen unabhängigen Rechtsanwalt als Ombudsmann beauftragt. Er nimmt Ihre Hinweise entgegen und leitet sie anonymisiert an uns weiter. Dieser Anwalt steht dann im weiteren Verlauf mit Ihnen in Kontakt.
Wie bearbeiten wir Ihren Hinweis?
Der Ombudsmann erhält über die Hintbox (Die Hintbox ist ein unabhängiges Online-Whistleblower-System), per Telefon oder postalisch Ihren Hinweis. Es erfolgt eine Erstbewertung seinerseits und eine anonymisierte Weiterleitung an unsere interne Meldestelle. Es wird eine sogenannte Clearingstelle zur weiteren Bearbeitung des anonymisierten Hinweises gebildet, die – sofern der Hinweis nicht den Vorstand selbst betrifft – aus einem Vorstand, einer nicht betroffenen Geschäftsbereichsleitung, einem Mitglied der Mitarbeitendenvertretung und der HinSchG-koordinierenden Person besteht. Die Clearingstelle prüft die Meldung auf potenzielle Regelverstöße und geht dem Hinweis systematisch nach. Ob eine juristische Beratung notwendig ist, wird in der Clearingstelle entschieden.
Betrifft der eingegangene Hinweis den Vorstand, erfolgt die anonymisierte Weiterleitung des Ombudsmanns unmittelbar an den Kuratoriumsvorsitzenden. Die Clearingstelle setzt sich dann entsprechend aus dem Kuratoriumsvorsitzenden und den Mitgliedern des Arbeitsausschusses des Kuratoriums zusammen. Eine juristische Beratung muss hier hinzugezogen werden.
Als hinweisgebende Person erhalten Sie zunächst eine Eingangsbestätigung über den gewählten Meldekanal. Danach erfolgt die Bearbeitung Ihres Hinweises. Sie bleiben während der Bearbeitungsdauer mit dem Ombudsmann in Kontakt und erhalten von ihm innerhalb der gesetzlichen Frist eine Rückmeldung über einen von Ihnen gewünschten Meldekanal bis der Prozess abgeschlossen ist.
Geben Sie nun Ihren Hinweis ab
Im Folgenden erläutern wir Ihnen drei mögliche Meldekanäle:
Online-System
Verstöße gegen einzuhaltende Gesetze schaden unserem Unternehmen, unseren Beschäftigten und damit auch unserer Gesellschaft als Ganzes. Im Einklang mit unserem Leitbild möchten wir Sie deshalb ermutigen, Hinweise auf Compliance-Verstöße oder sonstige maßgebliche Regelverstöße zu melden. Hierfür haben wir mit der Hintbox ein digitales, intern-externes Meldesystem eingerichtet, das Ihre Anonymität durch einen extern beauftragten Rechtsanwalt (Datenschutz-Metropol GmbH) wahrt und über das Sie Ihren Hinweis abgeben können.
Mit einem Klick auf den Link werden Sie direkt zu unserem Hinweisgebenden-Schutzsystem weitergeleitet.
Telefonische Hotline, persönliche Terminvereinbarung
Sie haben die Möglichkeit Ihren Hinweis auch telefonisch bei der Datenschutz-Metropol GmbH abzugeben. Ihre Anonymität wird gewahrt: Bitte nehmen Sie unter folgenden Telefonnummer Kontakt auf: 0421 33 953 66.
Posteingang
Sie können Ihren Hinweis auch über den Postweg versenden. Die Adresse dafür lautet:
Bertold Frick
Rechtsanwalt, Mediator, Zertifizierter Datenschutzbeauftragter (TÜV)
Datenschutz-Metropol GmbH
Wachtstraße 17-24
28195 Bremen
Wichtig: Für die Dauer der Bearbeitung Ihres Hinweises bleiben Sie mit dem Rechtsanwalt (Datenschutz-Metropol GmbH) in Kontakt. Um eine qualifizierte Rückmeldung zu erhalten, können Sie sich im Login-Bereich anmelden. Hierfür erhalten Sie, wenn Sie Ihre Meldung eingereicht haben, Login-Daten die automatisch generiert werden. Bitte notieren Sie sich diese damit sie sich für Rückfragen mit der Ombudsperson auch künftig einloggen können. Wir sichern Ihnen zu, dass diese Daten im Rahmen der Bearbeitung Ihres Hinweises nicht an die Diakonie Düsseldorf weitergegeben werden.